Polityka prywatności

Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z usługami świadczonymi pod adresem autoaipl.com/agencje przez AutoAI Systems LLC, w tym dane przekazywane przez formularz „Umów 15-min diagnozę leadów" oraz dane przetwarzane w ramach realizacji wdrożeń.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest AutoAI Systems LLC z siedzibą pod adresem 1621 Central Ave, Cheyenne WY 82001, USA, EIN: 38-4355540, działający przez Rafała Kielaka.

Kontakt w sprawach związanych z przetwarzaniem danych: [email protected]. Odpowiadam w ciągu 2 dni roboczych.

2. Jakie dane przetwarzam — formularz kontaktowy

Wypełniając formularz na stronie /agencje przekazujesz mi dobrowolnie następujące dane:

• Imię (wymagane)
• Nazwa biura nieruchomości (wymagane)
• Adres e-mail (wymagane)
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Liczba leadów miesięcznie (kategorie z listy rozwijanej)
• Liczba osób obsługujących leady w biurze
• Główne źródła leadów
• Informacja o korzystaniu z CRM
• Opis największego problemu w obsłudze leadów (treść opisowa)

Pole telefonu jest opcjonalne — możesz pozostawić je puste, jeżeli wolisz, abym kontaktował się wyłącznie mailem.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt zwrotny i organizacja rozmowy diagnostycznej — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora — odpowiedź na zapytanie ofertowe).
• Zawarcie i wykonanie umowy o wdrożenie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
• Dochodzenie ewentualnych roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie wykorzystuję danych z formularza do newslettera, automatycznych sekwencji sprzedażowych ani profilowania marketingowego.

4. Odbiorcy danych (procesorzy)

Dane z formularza i korespondencji mogą być przetwarzane przez następujących dostawców działających na moje zlecenie:

• Formspree, Inc. (USA) — obsługa formularza kontaktowego, doręczenie zgłoszenia na moją skrzynkę. Dane formularza przesyłane są do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz certyfikacji w ramach EU-US Data Privacy Framework.
• Google LLC / Google Ireland Ltd. — Google Workspace (poczta e-mail, kalendarz, Google Meet, dysk).
• Vercel Inc. (USA) — hosting strony internetowej autoaipl.com.
• Biuro rachunkowe prowadzące księgowość Administratora.
• Kancelarie prawne — wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.

5. Okres przechowywania danych

• Dane z formularza, gdy nie doszło do zawarcia umowy — przechowuję do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, następnie usuwam.
• Korespondencja mailowa z Klientami — przez okres realizacji Usługi, a następnie 1 rok po jej zakończeniu dla celów dowodowych.
• Faktury i dokumentacja księgowa — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę (obowiązek wynikający z przepisów podatkowych).
• Dokumentacja świadczonych usług — 3 lata od zakończenia współpracy, w celach związanych z ewentualnym wsparciem i obroną przed roszczeniami.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Ci:

• Prawo dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii
• Prawo do sprostowania danych
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym")
• Prawo do ograniczenia przetwarzania
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• Prawo do przenoszenia danych
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Aby skorzystać z powyższych praw napisz na [email protected]. Odpowiadam w terminie 30 dni; w sprawach skomplikowanych mogę przedłużyć ten termin o kolejne 60 dni, informując Cię o przyczynie.

7. Poufność informacji biznesowych Klienta

Informacje przekazane mi w trakcie wdrożenia (zawartość leadów, dane CRM, treść korespondencji z klientami biura, struktura prowizji, dane operacyjne) traktuję jako poufne. Nie udostępniam ich osobom trzecim, nie wykorzystuję do innych celów niż realizacja Usługi i nie używam w materiałach marketingowych w postaci umożliwiającej identyfikację Klienta bez Twojej wyraźnej pisemnej zgody.

Mogę publikować ogólne, zanonimizowane statystyki branżowe (np. „w biurach 5-50 osób średni czas pierwszej odpowiedzi to X minut"), które nie pozwalają na identyfikację konkretnego Klienta.

8. Bezpieczeństwo danych

Stosuję adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w tym:

• Szyfrowanie transmisji (HTTPS / TLS) we wszystkich kanałach wymiany danych
• Silne uwierzytelnianie dwuskładnikowe na wszystkich kluczowych systemach
• Przechowywanie danych dostępowych do systemów Klienta w zaszyfrowanym menedżerze haseł, z ograniczonym dostępem
• Regularne aktualizacje zabezpieczeń infrastruktury technicznej
• Domyślny hosting w infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej

9. Pliki cookies i analityka

Strona autoaipl.com może wykorzystywać techniczne pliki cookies niezbędne do poprawnego działania witryny oraz, po wyrażeniu zgody, narzędzia analityczne i konwersyjne (np. Google Analytics 4, Google Ads). Brak zgody nie ogranicza możliwości wypełnienia formularza ani kontaktu mailowego.

10. Zmiany Polityki

Zastrzegam sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach informuję poprzez publikację zaktualizowanej wersji na stronie oraz — w przypadku aktywnych Klientów — drogą mailową.